Conheça 3 maneiras de garantir produtividade no atendimento

Conheça 3 maneiras de garantir produtividade no atendimento

A sua empresa está indo bem, mas o atendimento telefônico está deixando a desejar?

Então, chegou a hora de contar com uma URA (Unidade de Resposta Audível).

A ferramenta, disponibilizada na plataforma Convert da Lettel, torna mais inteligente o tempo de atendimento ao cliente e mais preciso o direcionamento da ligação para a pessoa ou setor responsável. A solução é ideal para empresas com grande fluxo de chamadas, pois o cliente pode ser atendido 24 horas por dia, 7 dias por semana, sem a necessidade de operadores de atendimento.

Através de um menu de opções, o cliente, primeiramente, escolhe a opção de serviço desejado, ou setor que necessita falar, e ao discar a opção numérica no teclado do telefone ou do celular, é automaticamente redirecionado para o atendente responsável, melhorando a comunicação entre o cliente e a empresa.
Empresas modernas utilizam um grande conjunto de soluções tecnológicas para a execução de rotinas operacionais. Na integração, quando os sistemas conversam entre si, os setores diferentes podem trocar dados, serem mais produtivos e terem rotinas. Assim, as informações circularão com maior rapidez, tornando a execução de serviços mais ágil. Além de reduzir custos, melhora a performance, otimiza processos e possibilita maior integração entre setores.
Com uma URA é possível utilizar um filtro de chamadas, ou seja, bloquear ligações de números indesejáveis e discadores automáticos. Você pode escolher os números de telefone que devem ser bloqueados ou permitir somente os números que podem ligar para você.

Outras vantagens da URA:

  • Atendimento rápido, eficaz e humanizado;
  • Comunicação mais eficiente entre empresa e cliente;
  • Otimizar e reduzir o tempo médio de atendimento das chamadas;
  • Melhorar o aproveitamento individual dos colaboradores;
  • Funcionamento contínuo, sem interrupções, oferecendo atendimento 24 horas;
  • Profissionalismo à empresa;
  • Resulta em maior satisfação do cliente;
  • Redução de custos.
Por que sua empresa precisa de Células de Atendimento?

Por que sua empresa precisa de Células de Atendimento?

Por que sua empresa precisa de Células de Atendimento?
Porque a distribuição de chamadas é um fator chave de sucesso para o atendimento em uma empresa.
Ter uma estratégia para o recebimento das ligações, possibilita distribuir as chamadas por área do negócio.
As Células de Atendimento direcionam as chamadas para setores específicos, conforme a necessidade do cliente, além de organizar a fila de ligações.
Com a constante transformação do mercado tornam-se imprescindíveis o foco nos negócios e a fidelização dos clientes. O bom atendimento é fundamental, traz importantes resultados nas operações e, consequentemente, no crescimento da empresa.

A Lettel Data oferece as soluções Convert, uma plataforma IP com tecnologia inteligente que proporciona:

ATENDIMENTO MAIS DINÂMICO

AUMENTO DE PRODUTIVIDADE

REDUÇÃO DE PERDAS DE CHAMADAS

Relatórios em tempo real com visual simplificado e fácil entendimento
Esse sistema de atendimento fornece à empresa relatórios e gráficos detalhados e automáticos enviados por e-mail, monitoramento Web em tempo real, fluxograma das chamadas do início até o final e gravações das ligações. Com uma central inteligente de atendimento o processo torna-se mais dinâmico, moderno, com mais qualidade, menor custo e, por fim, o cliente ficará mais satisfeito.
Veja mais sobre o Convert
Lettel Data
A Lettel Data, sediada em Passo Fundo/RS, é especialista em tecnologia da informação para facilitar e otimizar a comunicação dos negócios de seus clientes. A empresa conta com profissionais altamente qualificados e oferece completo suporte na implantação, treinamento, atendimento e pós-implantação dos seus softwares ou hardwares.
Lettel Data apresenta case no FORTI na Unijuí

Lettel Data apresenta case no FORTI na Unijuí

A Lettel Data fez a apresentação do Case aos presentesA Lettel Data participou do Fórum de Tecnologia de Informação (ForTI), organizado pelo Consórcio das Universidades Comunitárias do Rio Grande do Sul (Comung). O fórum, realizado na quarta-feira (15/08), no Centro de Eventos da Unijuí, em Ijuí, teve o objetivo de discutir novas tecnologias e promover a troca de experiências entre os profissionais da área.

A convite da UNIJUI a LETTELDATA, apresentou a solução implantada na universidade, com o case SOLUÇÕES DE COMUNICAÇÃO IP – CONVERT.

São mais de 700 ramais 100% IPs, instalados em 4 cidades com total transparência e integração. A plataforma CONVERT, ajudou a Universidade a reduzir drasticamente seu custo em Telecom, com ações pontuais de uso do sistema, como tarifa zero entre os Campi e aumento da produtividade com implementação de relatórios, aplicações e dashboard, para que os colaboradores tenham controle e gerenciamento sobre seu uso.

 

Dionei Buske, Gerente da Coordenadoria de Informática da Unijuí
Dionei Buske, Gerente da Coordenadoria de Informática da Unijuí

Conforme, Dionei Buske, Gerente da Coordenadoria de Informática da Universidade:
“O grande diferencial da plataforma CONVERT, além das mudanças e melhorias que trouxe para a Universidade, é a continua e constante inovação da solução. Já para este ano estamos trabalhando em novos projetos com a equipe da LETTEL DATA, para implementação de novas facilidades, como a INTEGRAÇÃO do ERP com o CONVERT, onde ajudaremos o nosso aluno a ter suas necessidades respondidas mais rapidamente e com segurança. Também estamos fazendo a homologação aqui na Universidade, do INTEGRA, equipamento de IOT (internet das coisas) que vai centralizar as informações na plataforma CONVERT, possibilitando o controle e gerenciamento de setores, como o DATACENTER, onde em Dashboard ou enviando alertas por SMS, informará a temperatura, acesso e gerenciamento de energia

Além da UNIJUI, estavam presentes no evento UNISINOS, UNISC, UPF, UNIVATES, UNICRUZ, FEEVALE e URI, representados pelos seus gestores de TI.

Cedil melhora atendimento com o Convert UC

Cedil melhora atendimento com o Convert UC

CedilSempre comprometida com o bem-estar da população, a Cedil conta com uma equipe de profissionais altamente qualificados, espaço físico agradável e funcionários experientes, que tratam seus clientes sempre com tranqüilidade e confiança.

Para proporcionar mais qualidade no atendimento aos clientes, a empresa optou pela solução Alcatel Omni PCX Office. São dois equipamentos instalados e interligados na Cedil e no Hospital Ortopédico (HO) dando rapidez e segurança nos atendimentos.

Neste cenário, a Cedil implantou o Convert UC para melhorar ainda mais o seu atendimento com Call Center e URA, que possibilitam Relatórios completos e Gravações para melhoria constante no atendimento ao seu cliente. Além disso é utilizado o serviço de Portabilidade para realização de ligações pela rota de menor custo.

Na parte de Dados, a solução encontrada pela Lettel Data, foi a implantação de servidores virtualizados, interligados a um Storage V3700, trazendo com isto um aumento de desempenho, proporcionando uma solução mais segura e adequada à necessidade da Cedil. Além disso a clínica Cedil utiliza o Convert vClient para fácil gerenciamento de estações de trabalho.

Dionata Suzin
Dionata Suzin
Coordenador de TI na Cedil / Prontoclínica

Cedil e Prontoclínica - Parceria com a Lettel

O que a clínica Cedil e a Prontoclínica prezam muito na Lettel é a agilidade e eficácia do atendimento, sempre procurando resolver nossos problemas da forma mais breve possível. Adquirimos confiança no decorrer dos anos desta parceria, onde encontramos um fornecedor pontual, responsável e comprometido com produtos e atendimento de qualidade, tanto na parte de telefonia quanto na parte de dados. Através da parceria com a Lettel, conseguimos diversos benefícios para a empresa, tais como um fornecedor comprometido com nosso negócio e equipamentos de qualidade.

Unimed Carazinho melhora o atendimento com o Convert UC

Unimed Carazinho melhora o atendimento com o Convert UC

Unimed - Região da ProduçãoA Unimed Região da Produção é uma organização muito importante em Carazinho e região. Com mais de 20 anos de atuação, mais de 80 médicos cooperados e atuando em dez municípios, ela é uma referência em termos de saúde. Para fortalecer ainda mais este posicionamento e atender ainda melhor os seus pacientes inaugurou no ano passado um moderno centro de diagnóstico que conta com diversas soluções de ponta.

Com foco no atendimento e satisfação do cliente, a Unimed e a Lettel Data fortaleceram uma parceria em comunicação que já dura muitos anos. Neste projeto, a Lettel Data implantou a solução de Callcenter do Convert UC para recebimento de chamadas e reestruturou todo o processo de atendimento realizado até o momento.

Além da utilização do Callcenter de forma receptiva, a Unimed está implantando as funções ativas deste, que permitem que por meio de integração com o software de ERP sejam geradas listas para ligação e confirmação de exames. Estas listas são importadas no sistema, que realiza a discagem automaticamente e só as transfere aos atendentes em caso de atendimento, o que melhora a produtividade e qualidade do trabalho. A ferramenta ativa também permite que sejam feitas pesquisas, televendas e diversas outros tipos de trabalho. As ligações que passam pelo Callcenter são gravadas com a ferramenta de Gravação do Convert UC.

O Convert UC fornece uma aplicação WEB de monitoramento, que permite que sejam extraídos Relatórios e que o serviço seja monitorado em tempo real. Isso dá mais autonomia e agilidade em cenários onde são necessárias rápidas ações, como quando os clientes estão ficando tempo demais em espera e estão abandonando as ligações. Neste caso por exemplo, o supervisor pode logar mais atendentes no sistema para diminuir este tempo e consequentemente, o percentual de abandono de ligações.

A Unimed ainda trabalha com o Assist Web do Convert UC para facilitar a pesquisa de números e a realização de ligações. Outro recurso utilizado é o de Portabilidade, que consulta a operadora dos números discados e permite a saída pela rota de menor custo.
Além da solução já mencionada, o sistema conta ainda com mais de 140 Ramais, entre Ramais IP e Analógicos. Também foi instalado um link DDR juntamente com a OI, o que disponibilizou mais canais de entrada e mais conversações simultâneas. Por fim, por poder logar Ramais IP em qualquer ponto de sua rede, a Unimed ganhou muito em mobilidade.

Saiba mais sobre a plataforma direcionada para área da Saúde

Renato Tissot - Unimed Regiao da Producao
Renato Tissot
Gerente Administrativo / Unimed - Região da Produção

A Unimed confia no Convert

A plataforma Convert nos proporcionou uma melhora significativa do nosso atendimento e infraestrutura IP. Hoje podemos visualizar tudo o que está acontecendo em tempo real usando as ferramentas como Dashboard, relatórios específicos e notificações. Para termos uma ideia, neste ano de 2018, 96% de todas as ligações de entrada foram atendidas pelo nosso setor de callcenter; tivemos um tempo médio de atendimento de 6,5 segundos; a nota média de 9,7 em relação à satisfação dos nossos serviços é muito alta e 99% das pessoas consultadas voltariam a fazer exames na Unimed.

Soluções para a Clínica Kozma

Soluções para a Clínica Kozma

Clínica KozmaA Clínica Kozma vem há mais de 30 anos trazendo credibilidade, segurança, conforto e qualidade no atendimento aos seus pacientes. Situada em diversas cidades no Rio Grande do Sul, a Kozma é hoje uma das mais completas clínicas de diagnóstico por imagem do estado.

Para acompanhar este crescimento foi necessária a realização de investimento em tecnologia, e a Lettel foi a parceira escolhida.

Fornecemos Voz e Dados para a Clinica. Na parte de voz, a solução é o Convert UC, plataforma IP customizada pela Lettel, que coloca como foco um Contact Center que permite atendimento centralizado e onde são efetuados os ajustes para que o paciente seja atendido de uma forma precisa e ágil, além de disponibilizar Relatórios Especificos e Monitoramento On-line.

O Convert UC, disponibiliza outras aplicações como Gravação das ligações, Assist, Portabilidade, envio de SMS e mais. Nosso equipamento também auxilia nas campanhas de saída como Pesquisa de Satisfação e Agendamento de Exames, dando informações precisas e de qualidade para que os gestores da Clínica Kozma avaliem seus serviços.

Na parte de Dados, a Lettel forneceu e implantou equipamentos de ultima geração em armazenamento e performance com o STORWIZE V3700 da IBM/Lenovo.

Arthur Felipe Wendling
Arthur Felipe Wendling
Gerente de TI / Clínica Kozma

Solução de Atendimento na Clínica Kozma

O que mais prezo no atendimento da Lettel é agilidade na resolução dos problemas e o comprometimento em alinhar a constante evolução do negócio com a infra-estrutura de TI. Trabalho com a Lettel por ser a representante do fabricante e ter agilidade nos seus atendimentos.

Cotrimaio interliga filiais

Cotrimaio interliga filiais

CotrimaioA Cotrimaio está situada na região Noroeste do estado do Rio Grande do Sul e atua nos ramos da agropecuária e da agroindústria. A cooperativa realiza diversos serviços, que vão desde o recebimento e beneficiamento até a industrialização e comercialização do grão. Além disso, possui supermercados, lojas de insumos agropecuários, postos de combustível e uma empresa de comércio e transporte de combustível.

Para integrar esta estrutura, a Lettel Data instalou uma central Unify (Siemens) HiPath 3800, equipamento IP que proporciona aos usuários comunicação clara e de ótima qualidade. Usando a estrutura de rádios digitais da Cotrimaio, a matriz e mais de 26 filiais falam com custo zero. A Cotrimaio ainda utiliza o Convert UC integrado com a sua central, o que possibilita a utilização da URA para atendimento automático.

A Cooperativa também confia na Lettel Data para implantação e consultoria de Dados, com monitoramento mensal de métricas de seus Servidores e Storage, além de utilização de virtualização VMWare.

A Cotrimaio também utiliza o Gestor On-Line, o serviço da Lettel para gestão de gastos com telefonia, que envia relatórios semanais e mensais aos gerentes e supervisores onde constam os gastos de seu setor.

Coopatrigo interliga Unidades e confia na Lettel

Coopatrigo interliga Unidades e confia na Lettel

CoopatrigoA Coopatrigo contribui significativamente com o desenvolvimento agrícola da região de São Luiz Gonzaga, onde possui sede administrativa. A cooperativa possui 13 unidades e atua no recebimento, armazenagem de grãos e produção de sementes, também trabalhando com lojas de insumos (8), de consumo e veterinária (5), um supermercado e um posto de combustível.

Preocupada com a constante evolução de seu negócio, a Coopatrigo buscou na Lettel Data uma solução de interligação entre filiais e seus cooperados de forma confiável. Para isso foram instalados equipamentos Unify (Siemens) de maneira que a comunicação entre Matriz e Filiais ficasse mais barata e com mais qualidade.

Além disso, a cooperativa utiliza o Convert UC, a plataforma de PABX IP da Lettel Data. O Convert funciona integrado com a central da Coopatrigo e fornece Relatórios diferenciados, além de URA para atendimento diferenciado, Gravação de ligações e solução de Portabilidade para escolha de rota de menor custo.

A Coopatrigo também optou pela Lettel Data em soluções de hardware e consultoria na área de Dados. Para isso, trabalham com Servidores e Storage Lenovo, além de ArcServe para backup e VMWare para virtualização.

Acima desta estrutura, a cooperativa trabalha com o Convert vClient, que é responsável por mais de 15 estações de trabalho em lojas para atendimento ao agricultor.

Hospital da Cidade de Passo Fundo adota o Convert

Hospital da Cidade de Passo Fundo adota o Convert

Hospital da Cidade de Passo FundoO Hospital da Cidade, de Passo Fundo, atua na área da saúde atendendo toda a região e está amparado em três pilares: O Hospital da Cidade, o Hospital Psiquiátrico e a Escola de Educação Profissional. É considerado uma referência e um dos maiores empregadores do norte do Rio Grande do Sul. A instituição está sempre buscando mais qualidade no atendimento e inovando, tanto na parte de serviços quanto na parte de tecnológica, por meio de aquisição de equipamentos modernos.

O HCPF utiliza o Convert UC (integrado a um equipamento legado da Siemens HiPath 4000), plataforma IP customizada pela Lettel, fornecendo a inteligencia da solução. O Convert permite a utilização de diversas aplicações como Assist, Gravação Relatórios, liberando licenças de Ramais e troncos na sua totalidade.

Hoje a solução já conta com mais de 700 ramais entre IPs e analógicos, com mais de 8000 ligações diárias. Com o Convert, os supervisores de cada área conseguem verificar exatamente o tráfego de ligações de entrada, através de relatórios tirados on-line no Portal e de relatórios automatizados (Auto-Reports) que são enviados para o supervisor de cada área de atendimento. Os relatórios contemplam diversas métricas imprescindíveis para qualquer empresa preocupada com o atendimento, como:

  • Percentual de atendimento e abandono
  • Média de espera
  • Horários de maior fluxo
  • Detalhamento de chamadas e gravação destas
  • Percentual de atendimento por atendente
  • Horários de maior fluxo e maior abandono

Além disso, é utilizada uma solução de URA para dar mais uniformidade ao atendimento e o Assist Operator, uma software de atendimento telefônico (mesa de telefonista) que permite que todas as chamadas sejam atendidas e executadas via web, sem a necessidade de interação com telefone.

Comil e Lettel, parceria de sucesso

Comil e Lettel, parceria de sucesso

Comil ÔnibusA Comil é uma empresa que, com mais de 25 anos de atividade é considerada referência na produção de Ônibus e carrocerias. Situada em Erechim, no norte do RS, atualmente a empresa trabalha com a produção de cerca de 20 ônibus por dia, com uma equipe de 2.800 colaboradores. Além disso, as linhas da Comil estão presentes em mais de 30 países.

Para lidar com uma estrutura desta complexidade, houve a necessidade de aprimoramento no atendimento telefônico, gestão de recursos e redução de custos. Para isso, a Lettel Data implantou soluções que aperfeiçoaram estas demandas.

As unidades Comil possuem solução Unify (Siemens), com equipamento HiPath 3800 e HiPath 3550, interligados via IP. Elas possuem diversas facilidades que proporcionam aumento de produtividade no dia-a-dia, como a utilização de senhas por usuários, que permitem um maior controle sobre as ligações efetuadas.

Outra solução implantada é o Convert UC, uma plataforma customizada pela Lettel Data que a Comil utiliza para interligar seus representantes, vendedores e consultores. Hoje, a Comil está utilizando diversas soluções da plataforma Convert UC, como Callback, Assist, Envio de SMS a partir de chips internos, Relatórios, URA com atendimento diferenciado e está se preparando para implantar o recurso de Portabilidade.

A empresa também utiliza o Gestor On-Line, o serviço via Web para manutenção de custos de Telecom. Por meio dele, a Lettel Data auxilia a Comil a controlar seus gastos nesta área. O gerenciamento ocorre por meio do envio de relatórios via e-mail para chefes de setores. São enviados relatórios mensais, assim como gráficos semestrais que demonstram a evolução dos gastos do setor. Esta ferramenta propicia uma análise detalhada dos custos e auxilia na tomada de decisões por meio de consultoria da Lettel Data.